Chat en Línea

Sistema Institucional de Archivos (SIA)

Secretaría de Gobierno del Estado de Sonora

En apego a las acciones preventivas implementadas por la Administración Pública Estatal, con motivo del Proceso Electoral 2024, el contenido de esta plataforma será modificado temporalmente en atención a las disposiciones legales y normativas en materia electoral.

logo sia

Contacto


Lic. Santos Cecilia Millán Ibarra

Jefa de Departamento de la Coordinación de Archivo General

 Teléfono: (662) 59-29-00, Ext. 140

 dag@bachilleresdesonora.edu.mx

El Sistema Institucional de Archivos es el conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.

Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del sistema institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, y relacionarse por un mismo asunto, reflejando con exactitud la información contenida en ellos, en los términos que establezca el Consejo Nacional, el Consejo Estatal y las disposiciones jurídicas aplicables.

Ley General de Archivos

 Área de correspondencia


El área de correspondencia es la responsable de la recepción, registro, seguimiento y entrega de la documentación al área correspondiente.

 Responsable del Archivo de trámite


Cada área o unidad administrativa debe contar con un archivo de trámite que tendrá las siguientes funciones:

I. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba;

II. Asegurar el control, localización y consulta de los expedientes mediante la elaboración de los inventarios documentales;

III. Resguardar los archivos y aquella información que haya sido clasificada de acuerdo con la normativa en materia de transparencia y acceso a la información pública, en tanto conserve tal carácter;

IV. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley de Archivos para el Estado de Sonora y demás disposiciones aplicables;

V. Trabajar de acuerdo con los criterios específicos y recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos;

VI. Realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, y VII. Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

 Responsable del Archivo Histórico


 Funciones

Los responsables de los archivos históricos de los sujetos obligados, adoptarán medidas para fomentar la preservación y difusión de los documentos con valor histórico que forman parte del patrimonio documental, las que incluirán:

I. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten la preservación y difusión de los documentos históricos;

II. Desarrollar programas de difusión de los documentos históricos a través de medios digitales con el fin de favorecer el acceso libre y gratuito a los contenidos culturales e informativos;

III. Elaborar los instrumentos de consulta que permitan la búsqueda y localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos;

IV. Implementar programas de exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el patrimonio documental;

V. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a los estudiantes de diferentes grados educativos, y

VI. Divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y cualquier otro tipo de publicación de interés para difundir y brindar acceso a los archivos históricos.

 Inventario de archivo histórico

Instrumento de consulta que permiten la búsqueda y localización de los documentos resguardados en los fondos y colecciones del archivos histórico.

Capacitación virtual del día martes 28 de febrero del 2023, en un horario de 09:00 a 10:00 horas, "Inventario general de archivos y obligaciones de transparencia", impartida a responsables de archivo de trámite de las Unidades Administrativas.

Capacitación virtual del día martes 25 de abril de 2023, en un horario de 09:00 a 10:00 horas, "Guía de administración de correspondencia", impartida a responsables de archivo de trámite de los Planteles de Administración Directa y Unidades Administrativas.

Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias primarias.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para las transferencias secundarias.
Instrumento de consulta que describe las series documentales y expedientes de un archivo y que permiten su localización para la baja documental.